Відповідно до пункту 3.1. Правил ведення закордонними дипломатичними установами України консульського обліку громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, дітей – громадян України, які постійно проживають за кордоном, затверджених наказом МЗС України №337 від 17.11.2011 р. (далі – Правила), громадяни України, які планують тимчасово перебувати на законних підставах за кордоном більш ніж три місяці,приймаються на тимчасовий консульський облік у відповідній ЗДУ на термін, зазначений у виданому компетентними органами іноземної держави дозволі, що дає право на проживання в цій державі. Зокрема, таким документом може бути національна довгострокова віза, видана дипломатичною установою відповідної іноземної держави, що дає право на проживання строком понад 3 місяці та працевлаштування, лікування, навчання тощо без необхідності отримання окремих дозволів на проживання.

Відповідно до п.1.7. зазначених Правил, прийняття на консульський облік здійснюється на добровільній основі на підставі заяви громадянина України або його законного представника, яка подається до ЗДУ особисто або надсилається поштою.

Згідно з п. 3.7. Правил, за прийняття на тимчасовий консульський облік консульський збір не стягується.

Персональні дані громадян, які приймаються ЗДУ на тимчасовий консульський облік, відповідно до положень Закону України від 1 червня 2010 року № 2297-VI «Про захист персональних даних», у подальшому не передаються до податкових та інших органів України.

Кожний громадянин України за власним бажанням в будь-який момент може знятися з консульського обліку в ЗДУ шляхом подання відповідної заяви про зняття з обліку.

Відповідно до п.5.16. Правил, за зняття з консульського обліку консульський збір не стягується.